Manuelle oder automatische Archivierung
Einfache und schnelle Wege Dateien zu archivieren
Dokumente können vollautomatisch archiviert oder direkt per Scanner oder Multifunktionssystem in den richtigen Ablageordner gescannt werden. Zu bearbeitende Dokumente lassen sich manuell archivieren.
Die integrierte OCR-Texterkennung ermöglicht eine individuelle Indexierung oder eine automatische Metadaten-Extraktion zur strukturierten Ablage.
Papierarchive lassen sich schnell und einfach durch Standardwerte digitalisieren – ohne jedes Dokument einzeln scannen oder verschlagworten zu müssen. Ganze Ordner können in einem einzigen Scanvorgang archiviert werden.
Rechtskonforme E-Mail Archivierung
E-Mails revisionssicher und gesetzeskonform archivieren
Seit dem 01.01.2002 ist die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails gesetzlich vorgeschrieben (§ 147 AO, § 238 HGB). E-Mails müssen unverändert und jederzeit auffindbar elektronisch aufbewahrt werden.
büroarchiv ermöglicht die gesetzeskonforme Archivierung aller E-Mails und Anhänge. E-Mails und unterstützte Anhänge werden in PDF/A konvertiert und zu einer einzigen Datei zusammengeführt – für schnellen Zugriff ohne mühsames Durchsuchen einzelner Anhänge.
E-Mails aus büroarchiv versenden
Kosten sparen durch elektronischen Rechnungsversand. Rechnungen direkt und unkompliziert aus büroarchiv versenden.
Zentrale Ablage aller E-Mails
Zentraler Zugriff auf alle E-Mails für die Personen mit entsprechender Berechtigung erhöht die Effektivität des Arbeitsablauf.
Empfang von E-Rechnungen
Visualisieren und Archivieren empfangener E-Rechnungen in büroarchiv zur reibungslosen Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
E-Rechnungen gesetzeskonform empfangen
Automatische Erkennung & Import: Unterstützung aller gängigen Formate, wie ZUGFeRD und XRechnung. E-Rechnungen werden direkt erkannt und in büroarchiv importiert – egal, ob per E-Mail oder Upload.
Prüfung: Übergebene E-Rechnungen werden auf Vollständigkeit geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird angezeigt.
Gesetzeskonforme Archivierung: E-Rechnungen werden revisionssicher gespeichert, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Zielführende Suche
Schnell ans Ziel kommen mit vielfältigen Suchmöglichkeiten
Archivierte Dokumente sind dank vielseitiger Suchfunktionen schnell auffindbar. Umfangreiche Suchoptionen ermöglichen eine gezielte Anpassung der Suche.
Die OCR-Volltextsuche findet Wörter oder Textfragmente in Sekunden im gesamten Dokumentenbestand. Gefundene Dokumente lassen sich direkt aus der Trefferliste öffnen und weiterverarbeiten.
Einfaches Dokumentenmanagement
Dokumente an Kollegen oder Abteilungen weiterleiten
Dokumente mit Stempeln und Notizen versehen
Dokumente können wie gewohnt bearbeitet und mit einem digitalen Stempel versehen werden. Eine Auswahl an Stempeln steht zur Verfügung, zudem können eigene Stempel hochgeladen werden. Individuelle Notizen ermöglichen eine übersichtliche Weitergabe relevanter Informationen an weitere Bearbeiter.
Geschäftsprozesse unkompliziert und praxisnah abbilden
Unterschiedliche Projekte verwalten: büroarchiv ermöglicht eine einfache und effiziente Projektverwaltung. Dokumente lassen sich durch Projektnummern direkt zuordnen oder zunächst in einer Zwischenablage sammeln. Projekte können in einer Windows-Explorer-Struktur organisiert werden, sodass alle zentral gespeicherten Dokumente in einer vertrauten Arbeitsumgebung schnell zugänglich sind.
Bearbeitung der Eingangspost vereinfachen: Erstellung kleiner Dokumentenworkflows, der vom Einscannen bis zur endgültigen Archivierung dabei hilft, den Überblick über alle eingehenden Dokumente zu behalten.
Effiziente Archivierung und Dokumentenverwaltung leicht gemacht
In diesem Video zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von büroarchiv – von der schnellen Suche bis zur sicheren Ablage. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumente digital verwalten, Arbeitsabläufe optimieren und wertvolle Zeit sparen. Mit büroarchiv haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Unterlagen – egal ob im Büro oder im Home-Office. Arbeiten Sie flexibel von jedem Ort aus und greifen Sie auf wichtige Dokumente zu, ohne lange zu suchen. So bleibt Ihr Arbeitsalltag auch remote effizient und bestens organisiert.