Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten auch für digital bzw. elektronisch archivierte Dokumente: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB), Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB
• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

büroarchiv ist auf der Grundlage von GDPdU, AO, GoBS, BDSG, IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330 und IDW PS 880 zertifiziert.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 "GoBS") dient zum Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), den GoBS und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen während es ganzen Archivierungsprozesses erfüllt sind. Daher ist es ratsam eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, sobald Sie ihre Dokumente elektronisch bzw. digital archivieren.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt das Gesamtverfahren

• der Erfassung,
• der Indizierung,
• der Speicherung,
• dem eindeutigen Wiederfinden,
• der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
• der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der gesamten Lösung überprüfen kann.